Detectar oportunidades, dar espacio a las personas y probar mejoras concretas puede ser el punto de partida. La clave es organizar ese esfuerzo para que se traduzca en resultados.
En muchas empresas, el día a día deja poco margen para detenerse a pensar cómo hacer las cosas de otra manera. Los pedidos, las entregas, la atención al cliente y las incidencias concentran la atención del equipo. En ese contexto, hablar de innovación puede parecer algo reservado a grandes organizaciones con personal especializado y presupuestos propios.
Nada más lejos de la realidad.
Una empresa puede impulsar proyectos de innovación sin disponer de un departamento específico. Para empezar, necesita identificar un problema relevante, asignar a alguien que coordine la búsqueda de soluciones y dedicar tiempo a probar y evaluar una mejora.
Las oportunidades están en el trabajo cotidiano
Una dificultad que se repite puede ser una buena pista: introducir varias veces los mismos datos, dedicar demasiado tiempo a localizar un documento o resolver una y otra vez la misma incidencia.
Las personas que realizan estas tareas suelen conocer bien dónde están los obstáculos. Escucharlas permite detectar oportunidades que, desde otros puestos, pueden pasar desapercibidas.
Una primera conversación con el equipo puede partir de cuatro preguntas:
- ¿Qué tarea nos hace perder más tiempo cada semana?
- ¿Dónde se producen errores con mayor frecuencia?
- ¿Qué dificultades se repiten para nuestros clientes o proveedores?
- ¿Qué información nos falta para trabajar o decidir mejor?
Conviene recoger ejemplos concretos. «Tenemos que digitalizarnos» expresa una intención, pero «copiamos manualmente los datos de los albaranes en dos programas diferentes» permite empezar a trabajar en una solución.
Elegir un reto que se pueda abordar
Una vez identificadas las oportunidades, es importante priorizar. Intentar resolver demasiados problemas al mismo tiempo puede dispersar el esfuerzo y dificultar los resultados.
Para elegir un primer reto, la empresa puede valorar tres aspectos:
- Impacto: cuánto afecta al funcionamiento del negocio.
- Recursos: qué tiempo, personas y presupuesto exige abordarlo.
- Viabilidad de una prueba: si se puede empezar a pequeña escala con un piloto, un test o un prototipo.
Por ejemplo, una empresa de transporte puede empezar por mejorar el registro de las incidencias de entrega antes de plantearse una transformación completa de sus sistemas. Una empresa con almacén puede analizar las causas de los tiempos de espera en un muelle concreto.
Un reto bien definido facilita encontrar una solución proporcionada y comprobar si merece la pena ampliarla.
Una persona que coordine y un equipo que participe
Aunque no exista un departamento de innovación, hace falta alguien que mantenga el proyecto en marcha. Puede ser una persona de operaciones, administración, calidad o dirección, según el reto elegido.
Su función consiste en coordinar: recoger información, reunir a las personas implicadas, acordar los siguientes pasos y revisar los avances. Para hacerlo necesita tiempo asignado y apoyo de la dirección.
También debe participar quien conoce y utiliza el proceso. Si se quiere mejorar la gestión de albaranes, por ejemplo, conviene contar con las personas que los reciben, revisan y registran. Así será más fácil diseñar una solución útil y detectar dificultades antes de implantarla.
Probar antes de extender
El siguiente paso es realizar una prueba acotada: con un cliente, una ruta, un turno o un tipo de documento.
Antes de comenzar, conviene acordar:
- Qué se va a cambiar.
- Quién participará y quién coordinará.
- Qué tiempo y recursos se dedicarán.
- Cuándo se revisará la prueba.
- Qué resultado permitirá decidir si se continúa.
La solución puede implicar tecnología, una nueva forma de organizar el trabajo o una combinación de ambas. La elección debe responder al problema y a las condiciones reales de la empresa.
Medir para aprender y decidir
Para valorar una mejora hay que conocer la situación de partida. Según el proyecto, puede bastar con registrar el tiempo dedicado a una tarea, el número de errores, las incidencias o los plazos de respuesta.
Comparar esos datos con los obtenidos durante la prueba ayuda a decidir si la solución funciona, necesita ajustes o debe descartarse. También permite presentar a dirección resultados concretos para justificar una siguiente inversión.
Una prueba que no alcanza el objetivo puede aportar información valiosa, siempre que se documenten las causas y se utilice lo aprendido.
Un primer paso desde el PLV
Contar con apoyo externo puede ayudar a definir el reto y encontrar conocimiento o soluciones que la empresa no tiene internamente.
Desde el servicio de innovación de la EGM PLV, acompañamos a las empresas en la identificación de necesidades y oportunidades y en su transformación en un plan de acción para poner en marcha proyectos reales.
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